Dokumentenscan (Ablaufschema)
Ihr Ziel ist es:
-
Ihre vielen Akten abzubauen,
-alle Belege an einem Ort zu sammeln,
-Belege schnell zu finden.
dann sollten Sie Ihre alte Belege (Rechnungen, Lieferscheine, usw.) digital archivieren, die neuen Belege Tag aktuell erfassen, scannen.
OCR
Damit Sie später auch gezielt nach dem Inhalt Ihrer Dokumente suchen können, müssen diese mit einer OCR-Software abgetastet und in maschinenlesbaren Text übersetzt werden.
Schlagworte
Oft ist es nicht nötig in allen Dokumenten nach beliebigen Worten zu suchen. Sie haben eine Referenz z.B. eine Rechnungsnummer, die zur Suche ausreichend ist bzw. die mit Ihrem DMS verlinkt wird. Zusätzlich zum Bild wird dieser Suchbegriff indiziert und gespeichert. Auch die Übernehme dieses Schlagwortes in den Dokumentennamen ist möglich.
Volltexterkennung
Zu oder statt der Indizierung von Schlagworten können die Dokumente auch komplett indiziert und indexiert werden um eine Volltextsuche über alle gescannten Dokumente zu realisieren.
Barcode
Auch Barcodes können erkannt und für die weitere Verarbeitung wie die Schlagworte auch, verwendet werden.